Ruppert Landscape provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability or genetics. In addition to federal law requirements, Ruppert Landscape complies with applicable state and local laws governing nondiscrimination in employment in every location in which the company has facilities. This policy applies to all terms and conditions of employment, including recruiting, hiring, placement, promotion, termination, layoff, recall, transfer, leaves of absence, compensation and training.
Position Title: Bilingual Receptionist
Location: Gainesville, VA, United States
Job Category: Administrative
State: Virginia
City: Gainesville
Description
Receptionist **Must be Bilingual (English/Spanish)**
About the company
Ruppert Landscape is a commercial landscape construction and management company, a family-owned and employee-owned business, headquartered in Montgomery County, MD, with operations in Pennsylvania, Maryland, Virginia, North Carolina, Georgia, Texas, Delaware, and Tennessee. Our mission is to provide opportunities for our people, take excellent care of our customers, and be good stewards of the environment and our community.
Position Description: The position is the first point of contact for customers and employees and is responsible for looking after all aspects of a professional office environment. The Administrative Assistant/Receptionist operates with direction from the Branch Administrator and may work on projects independently.
Responsibilities
Develop a clear understanding of the philosophies by which the company operates
Answer all phone calls with a "smile" in the voice and efficiently connects the caller with the requested contact or is able to advise the proper contact for the request.
Files vendor, customer, and personnel documents
Processes all outgoing mail and maintains the postage meter.
Manages incoming mail, properly distributing it to appropriate recipients.
Sends and receives express packages, matching charges with invoices.
Orders all office supplies and uniforms, regularly comparing prices and matching charges with invoices.
Sorts and stores all uniform and office supply deliveries
Welcomes visitors and makes them comfortable while waiting
Administrative assistance as needed.
Work closely with Branch Administrator to provide administrative support to branch and shop operations
Other duties as assigned
Qualifications
Bilingual (English and Spanish)
Excellent verbal and written communication skills.
Excellent organizational skills and interpersonal skills
Ability to use PC and widely used software packages (Excel, MS Word, PowerPoint)
Ability to meet deadlines; accomplish work in order of priority
Experience as a receptionist or in an administrative position in a fast-paced office environment. Landscape experience is e a plus.
WORK ENVIRONMENT Work takes place in a clean, pleasant, and office setting. Generally, a 40- hour week, but could occasionally require extra hours, including evenings and weekends. Fast-paced and working under pressure is unavoidable. Position requires frequent (More than 50%) standing, walking, and lifting (Routinely up to 20LB, occasionally up to 50LB) to file, copy, sort, and distribute uniforms, mail, and packages.
What we provide:
Competitive hourly wages
Medical benefits with dental and vision
Flexible Spending Account
401(k) plan
Flexible work/life balance
Family-oriented company culture
Ruppert Landscape is an Equal Opportunity and E-Verify Employer
Asistente Administrativo (a)/Recepcionista
Descripción de la empresa
Ruppert Landscape es una empresa comercial de gestión y construcción de paisajes, un negocio de familia y empleados propietarios, con sede en el condado de Montgomery, MD, y operaciones en Pensilvania, Maryland, Virginia, Carolina del Norte, Georgia, Texas, Delaware y Tennessee. Nuestra misión es brindar oportunidades a nuestra gente, cuidar de manera excelente a nuestros clientes y ser buenos administradores del medio ambiente y de nuestra comunidad.
Descripción del puesto: El puesto es el primer punto de contacto para clientes y empleados y es responsable de cuidar todos los aspectos de un entorno de oficina profesional. El /la Asistente Administrativo/Recepcionista opera bajo la dirección del administrador de la sucursal y puede trabajar en proyectos de forma independiente.
Responsabilidades
Desarrollar una comprensión clara de las filosofías por las que opera la empresa
Responda todas las llamadas telefónicas con una "sonrisa" en la voz y conecte de manera eficiente a la persona que llama con el contacto solicitado o aconseje el contacto adecuado para la solicitud
Archivar documentos de proveedores, clientes y de personal
Procesa todo el correo saliente y mantiene el medidor de franqueo
Gestiona el correo entrante, distribuyéndolo correctamente a los destinatarios apropiados
Envía y recibe paquetes express, asignando cobros con las respectivas facturas
Solicita todos los suministros y uniformes de oficina, comparando precios regularmente y haciendo coincidir los cargos con las facturas.
Clasifica y almacena todas las entregas de suministros de oficina y uniformes
Da la bienvenida a los visitantes y los hace sentir cómodos mientras esperan
Asistencia administrativa según sea necesario.
Trabajar en estrecha colaboración con el administrador de la sucursal para brindar apoyo administrativo a las operaciones de sucursales y tiendas
Otras funciones que le sean asignadas
Calificaciones
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
Excelentes habilidades organizativas y habilidades interpersonales
Capacidad para usar PC y paquetes de software ampliamente utilizados (Excel, MS Word, PowerPoint)
Capacidad para cumplir con los plazos; realizar el trabajo en orden de prioridad.
Experiencia como recepcionista o en un puesto administrativo en un entorno de oficina acelerado. La experiencia del paisaje es una ventaja
Inglés, español bilingüe un plus.
Ambiente de trabajo El trabajo se lleva a cabo en un entorno limpio, agradable y de oficina. Por lo general, una semana de 40 horas, pero ocasionalmente podría requerir horas adicionales, incluidas las noches y los fines de semana. El ritmo rápido y el trabajo bajo presión son inevitables. El puesto requiere estar de pie, caminar y levantar objetos frecuentes (más del 50 %) (rutinariamente hasta 20 libras, ocasionalmente hasta 50 libras) para archivar, copiar, clasificar y distribuir uniformes, correo y paquetes.
Lo que proporcionamos
Salario por hora competitivo
Seguro médico, dental, y de visión
Cuenta de gastos flexible
Plan de retiro 401(k)
Equilibrio flexible entre trabajo y vida personal
Cultura empresarial orientada a la familia
Ruppert Landscape es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y verificación electrónica
